Oferta
szczegółowy opis
Oferujemy odpowiedzialne doradztwo małym i dużym przedsiębiorstwom
Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu, to często początek skomplikowanego i żmudnego procesu rozliczania dofinansowania. Niejednokrotnie rozliczanie bywa bardziej skomplikowane niż aplikowanie o dotację, dlatego warto od początku zadbać o prawidłowy przebieg tego procesu, aby później
nie borykać się z problemami skutkującymi brakiem refundacji, obniżeniem poziomu dofinansowania, karami za nieprawidłowo przeprowadzony proces wyboru wykonawcy czy nawet zwrotem dofinansowania wraz z odsetkami. Prawidłowe rozliczanie projektów inwestycyjnych oraz badawczo-rozwojowych wymaga biegłej znajomości zapisów umowy o dofinansowanie, zmieniających się wytycznych i procedur.
Zakres usługi:
- przygotowanie wniosków o płatność, na podstawie których przekazywane są transze na konto beneficjenta
- przygotowanie wniosków o zmianę
- prowadzenie rozliczenia projektu poprzez platformę on-line SL2014
- przekazywanie informacji o zmieniających się zasadach rozliczenia projektu oraz wskazówek w zakresie ich prawidłowego stosowania
- monitorowanie budżetu i harmonogramu projektu, analiza ryzyka, wsparcie w optymalizacji stopnia wykorzystania przyznanych środków
- bieżąca współpraca z księgowością, kadrami klienta oraz zespołem merytorycznym
- konsultacje w zakresie realizowanego projektu m.in. w zakresie optymalizacji finansowo-budżetowej
- monitorowanie zaplanowanych wskaźników, celów projektu, w tym doradztwo przy ich udokumentowaniu
- weryfikacja formalna treści raportów merytorycznych ze zrealizowanych działań w ramach projektu
Realizując projekt inwestycyjny lub badawczy, niejednokrotnie kupujemy środki trwałe lub materiały niezbędne do przeprowadzenia badań. Możemy
też potrzebować wsparcia podwykonawcy, któremu zlecimy wykonanie części prac. W takich przypadkach należy pamiętać, że umowa o dofinansowanie projektu nakłada na beneficjenta obowiązki związane z konkurencyjnością wydatków. Zapytania ofertowe, to bardzo istotny element, który szczególnie należy dobrze przemyśleć jeszcze przed jego publikacją w bazie konkurencyjności.
Podstawowa zasada dokonywania zamówień w projektach wynika z wytycznych i mówi ona o tym, że zamówienia o szacunkowej wartości:
> powyżej 50 tys. zł netto udziela się w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców
> od 20 tys. zł do granicy 50 tys. zł włącznie wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny,
co następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku
> kwestia zamówień o wartości poniżej 20 tys. zł nie są uregulowane, jednakże racjonalność wydatków musi być.
Efektywnie przeprowadzony proces wymaga przejścia przez niżej wymienione kroki:
- opracowanie przedmiotu zamówienia
- badanie pod kątem tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej
- szacowanie wartości zamówienia tj. wysyłanie zapytań do potencjalnych oferentów, określenie średniej wartości zamówienia, sporządzenie notatki
z szacowania - określenie trybu udzielenia zamówienia
- udzielenie zamówienia wg wewnętrznych procedur z zachowaniem racjonalności, efektywności i przejrzystości wydatku
- rozeznanie rynku
- zasada konkurencyjności
- przygotowanie treści dokumentu w zależności od wybranego trybu
- treść maila do wysyłki – dla zamówień o wartości szacowanej do 50 tys. zł włącznie
- zapytanie ofertowe (nieobligatoryjne) – dla zamówień o wartości szacowanej powyżej 50 tys. zł
- dokonanie upublicznienia na stronie internetowej beneficjenta i w bazie konkurencyjności
- otwarcie ofert i dokonanie ich oceny
- poinformowanie o wyniku postępowania ofertowego
- zawarcie umowy z wybranym wykonawcą
- realizacja zamówienia
- końcowe rozliczenie z wykonawcą
Rozliczanie dofinansowanego projektu jest procesem wymagającym dużej wiedzy na temat zasad realizacji inwestycji ze środków publicznych
oraz doświadczenia we współpracy z instytucjami wdrażającymi/pośredniczącymi. Zdarza się, że zaniedbany lub nieprawidłowo rozliczany projekt jest zagrożony. Na takim etapie niejednokrotnie proces rozliczania przyjmuje wręcz formę ratowania projektu. Zdarza się, że projekty trafiają do nas dopiero
na tym właśnie niełatwym etapie.
Niestety szeroki zakres obowiązków nakładanych na beneficjentów powoduje, że nietrudno popełnić błąd w rozliczaniu projektu. Nieprawidłowości mogą skutkować zmniejszeniem kwoty wypłacanej dotacji lub koniecznością zwrotu części lub całości wypłaconego już dofinansowania z odsetkami.
W takim wypadku tylko szybka reakcja i odpowiednia strategia może uchronić projekt przed skutkami popełnionych błędów. Dzięki praktycznej wiedzy
i wieloletniemu doświadczeniu w realizacji setek współfinansowanych projektów jesteśmy w stanie skutecznie wesprzeć przedsiębiorcę w wychodzeniu
z kryzysowych sytuacji.
Usługa ratowania dotacji skierowana jest do podmiotów, u których pojawiły się nieprawidłowości w procesie ich rozliczania. Zaczynamy od analizy danego przypadku i finalnie wskazujemy sposób rozwiązania problemu.
Usługa doradcza obejmuje:
- przeprowadzenie audytu całego projektu lub szczegółowej analizy konkretnego przypadku
- weryfikację zrealizowanych procedur zakupowych zgodnie z obowiązującymi na moment ich przeprowadzenia wytycznymi
- weryfikację wydatków pod względem zgodności z zawartą umową o dofinansowanie
- przygotowanie wyjaśnień, oświadczeń, uzupełnień
- przygotowanie odwołania od stanowiska instytucji wdrażającej/pośredniczącej
- bezpośredni kontakt z przedstawicielem instytucji wdrażającej/pośredniczą
Zazwyczaj wieloaspektowa analiza pozwala przygotować skuteczne rozwiązanie nawet najtrudniejszych i szczególnie problematycznych przypadków.
Szeroki zakres obowiązków sprawozdawczych nałożonych na beneficjentów powoduje, że łatwo popełnić błąd. Niektórzy beneficjenci planują za pomocą własnej kadry rozliczać projekt – dla takich właśnie beneficjentów oferujemy szkolenia w trybie stacjonarnym lub online z rozliczania dotacji.
Celem naszych szkoleń jest przygotowanie kadry beneficjenta do samodzielnego prowadzenia procesu rozliczenia konkretnego projektu, który aktualnie realizuje beneficjent.
Uczestnicy zapoznają się m.in. z obowiązkami, wymogami i niezbędnymi narzędziami oraz uzyskają cenne wskazówki związane z rozliczaniem dotacji. Zdobywają wyłącznie praktyczną wiedzę oraz umiejętności niezbędne do prawidłowej realizacji i rozliczenia środków unijnych. Szkolenia obejmują część teoretyczną i warsztatową. Realizowane są na poziomie początkującym, średnio-zaawansowanym lub zaawansowanym – w zależności od potrzeb beneficjenta.
Przykładowy zakres szkolenia:
- omówienie dokumentów wskazujących na obowiązki beneficjentów (umowa o dofinansowanie, rozporządzenia, wytyczne)
- poprawna realizacja procedur zakupowych (rozeznanie rynku/zasada konkurencyjności)
- omówienie Bazy Konkurencyjności
- wskazówki dotyczące zawierania umów z wykonawcami/dostawcami
- poprawne ponoszenie wydatków w projekcie (roboty budowlane/środki trwałe/usługi)
- sporządzanie wniosków o płatność z załącznikami w systemie SL2014/LSI
- zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej
- wprowadzanie zmian w projektach
- monitorowanie osiągnięcia celów projektu oraz poziomu realizacji wskaźników
- realizacji obowiązków związanych z promocją projektu
- przygotowanie do kontroli
- zachowanie okresu trwałości
Efekty:
- uzyskanie wiedzy i umiejętności pozwalających na sprawne rozliczenie projektu
- poznanie najczęściej popełnianych błędów
- uniknięcie korekt finansowych nakładanych w związku z nieprawidłowościami
- możliwość wymiany cennych doświadczeń pomiędzy uczestnikami i ekspertem
Nieodzownym elementem realizacji projektu unijnego jest kontrola poprawności jego realizacji przez instytucję pośredniczącą. Weryfikacja dotyczy zarówno kwestii finansowych, jak i merytorycznych projektu. Podpisując umowę o dofinansowanie, beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli oraz audytowi prowadzonym przez instytucję pośredniczącą. Odmowa, utrudnianie procesu lub niewykonanie zaleceń pokontrolnych może skutkować nawet rozwiązaniem umowy. Beneficjent otrzymuje informację o planowanej kontroli nie później niż 5 dni przed terminem jej rozpoczęcia. Jest to czas, by przygotować wszystkie niezbędne dokumenty poświadczające prawidłową realizację projektu, jak również zapewnić obecność kluczowych osób mogących udzielić wyjaśnień.
W ramach niniejszej usługi wspieramy beneficjentów na etapie przygotowania dokumentacji do kontroli oraz – jeśli jest taka potrzeba – bierzemy w niej bezpośredni udział na miejscu.
- przygotowanie pojedynczego wniosku o płatność
- przygotowanie wniosku o zmianę
- pojedyncze konsultacje – w formie telefonicznej oraz mailowej
- rola mediatora między beneficjentem a instytucją pośredniczącą
- pomoc w przygotowaniu sprawozdań oraz ankiet w okresie trwałość
zagadnienia
- projekty B+R
- szybka ścieżka
- SMART
- projekty inwestycyjne
- dofinansowanie
- rozliczenia
- zapytania ofertowe
- baza konkurencyjności
- wniosek o płatność
- wniosek końcowy
- trwałość projektu
- środki trwałe
- kadra projektu
- zaliczka
- kontrola
- inwestycje
Kontakt
SAMOA
os. Stare Żegrze 14/25
61-249 Poznań
tel. 660 943 481
tel. 512 214 284